高梁病院EAPセンター　個人情報保護方針

利用目的
　当機関は、相談者または事業主から書面などで直接お預かりする個人情報についてはお預かりする際にご意見をいただいた利用目的の範囲内で利用させていただきます。それ以外の方法で取得した個人情報については以下の利用目的の範囲内でのみ利用させていただきます。
（１）契約事業所および従業員様
　メンタルヘルス事業に関するご案内、契約、請求収納、サービスの提供、品質管理、アフターサービス、サービスの改善、および取得時に明示しご同意いただいた目的のため
（２）受託業務
当機関メンタルヘルス事業における受託業務を処理するため
（３）全般
・個人データの開示などの求めに対応するため
・当機関のネットワークの安全管理のため
〈ご提供の任意性〉
当機関が相談者本人に個人情報の提供をお願いした場合、本人から当機関への個人情報の提供は任意です。ただしご提供いただけない情報の種類によっては当機関からのサービスの一部または全部をご提供できない場合があります。

〈収集および利用範囲の制限〉
・収集する個人情報の範囲を当機関の事業において特定の目的を達成するために必要な情報に限定し、その利用目的達成のためにのみ用いることとします。

・メンタルヘルスに関する相談等による従業員等の個人情報については、当期間が定める当方針および法令当に規定する場合を除き、その所属する事業者および第三者に漏洩してはならないとします。なお、上記相談等の結果自傷他害の認められる場合等、事業者や家族として緊急に対応をとることが必要であると考えられる場合については、可能な限り相談対象者本人の同意を得たうえで事業者および家族等に必要な情報を通知することとします。

〈本人および関係者等から直接または間接的に情報等を収集する場合の設置〉
・相談により個人情報を相談者本人から直接収集する場合は、収集目的を明らかにします。相談者本人以外または公開資料等から関節的に収集する場合は、相談者本人の同意を得たうえで、特に相談者本人および相談対象者本人の保護に値する利益が損なわれることのないよう十分留意することとします。

・従業員の同居および別居の二親等までのご家族についても従業員本人から相談できることとします。従業員本人以外が本人を装って相談をしてきた場合および相談対象者が二親等までのご家族以外であった場合に相談者本人および相談対象者本人が不利益を破っても、当機関は責任を負いかねます。

・事業所の上司や同僚、または家族等を通して従業員のメンタルヘルスに関して当センターに相談があり、当該従業員が心の健康に問題が認められた場合、当センターは事業者や家族等との連携をとることの必要性をできるかぎり当該従業員に説明し、相談者本人の承諾が得られた場合は、当該の問題について必要な支援を行うこととします。

・メンタルヘルスに関する相談等の結果、従業員等、相談者本人の心の健康に影響を与えていると考える問題が事業場および家族等において認められる場合、事業者や家族等との連携をとることの必要性を相談者本人に説明し、相談者本人の承諾が得たれて場合は、事業主や家族等に対して当該の問題について必要な報告と介入を行うこととします。

・当機関は以下のいずれかの場合をのぞいて、個人情報のデータをご同意いただいた範囲を超えて利用したり、第三者に提供したりはいたしません。
（１）本人の同意がある場合。なお第三者に提供する場合は原則として、秘密保持、再提供の禁止、相談者本人からの申し出により利用を停止することを条件とします。
（２）法令等により開示を求められた場合。
（３）相談者本人または相談対象者および公衆の生命や身体または財産の保護のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合。
（４）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の促進のために特に必要がある場合であって、相談者本人または相談対象者本人の同意を得ることが困難であるとき。
（５）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

〈損害賠償〉
前述の場合にやむえず第三者に個人情報を提供した際、第三者に起因する事由により秘密事項が漏洩したことで相談者本人または相談対象者本人および事業所が損害を破った場合は、本契約および個人情報保護方針による義務の履行につき当機関に懈怠のなかったことが明らかな場合には当機関は責任を負いかねます。ただし、当機関の損失で秘密事項が漏洩したことにより直接かつ現実に破った通常損害の範囲内においては、契約者または従業員は損害賠償を請求できるものとします。

〈取り扱いおよび安全性の確保〉
当機関は、個人情報へのアクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩を防ぐための安全対策を実施しています。また電話、メール等によるメンタルヘルスに関する相談等、個人情報を取り扱う情報端末の操作、個人情報が記された書類等の取り扱い等は、職務上の性質上やむをえない場合を除き、関係者以外の立ち入り禁止された部屋にて行うこととします。相談等の個人記録や個人に関する書類は５年間保存することとします。
コンピューターシステムに保存されている個人情報については、業務上必要な職員だけが利用できるようパスワードを設定しており、アクセス権限管理を実施します。また、データのバックアップ処置を適宜行います。原則データのコピーは、医療機関への外来受診や入院の折の情報提供書等の場合に限り本人同意を得て行うこととします。
メールおよび電話相談について、電話会社やプロバイダ側の工事や停電、システムダウンなどなんらかの問題にて相談者からのメールが届かない場合や電話が不通の場合は、当機関は責任を負いかねます。

〈個人情報についての開示およびお問い合せ〉
当機関は、当機関の保有する個人情報に関し、相談者本人または相談対象者本人から開示・訂正・利用および提供の停止に関するご要請があれば、ご本人であることを確認させていただいたうえで、速やかに対応します。また当機関の個人情報の取り扱いに関するご質問、ご相談にも対応します。ただしデータの削除に関しまして法的な保管義務に抵触する場合についてはご希望に添えない場合もあります。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成23年４月１日